OpenKM

OpenKM, una de las referencias en el campo de la gestión documental, está a punto de celebrar sus primeros veinte años de vida. Hablamos de ello con Gaspar Palmer, CEO de la compañía.

¿Cómo ha evolucionado la empresa en estos veinte años?

Durante estas dos décadas, OpenKM ha pasado de ser un proyecto relativamente pequeño de cuatro socios emprendedores a convertirse en una plataforma de gestión documental globalmente reconocida. Empezamos con una solución orientada a la gestión documental básica, pero con el tiempo hemos ampliado nuestras funcionalidades para adaptarnos a las necesidades cambiantes del mercado. Hemos integrado la automatización de flujos de trabajo, herramientas de colaboración, seguridad avanzada, funcionalidades para el teletrabajo y, más recientemente, tecnologías emergentes como la inteligencia artificial. Nuestra evolución ha sido impulsada por el feedback de nuestros clientes y la necesidad de estar a la vanguardia en un sector tan dinámico como la gestión de la información.

¿De qué manera ha cambiado la gestión documental en estas dos décadas?

Hace 20 años, la gestión documental se centraba en la digitalización de archivos físicos y en la organización básica de documentos en carpetas. Hoy en día, es una disciplina mucho más avanzada que abarca la automatización de procesos, la colaboración en tiempo real, la integración con otras plataformas empresariales y la protección de datos. La explosión de datos y la necesidad de cumplir con regulaciones cada vez más estrictas han transformado la gestión documental en un componente esencial de la estrategia de TI de cualquier compañía moderna.

¿Qué supone para empresas como la suya la llegada de tecnologías como la inteligencia artificial?

La inteligencia artificial (IA) es una tecnología transformadora que ha abierto nuevas posibilidades en la gestión documental. Para OpenKM, representa una oportunidad para mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de la información. Hemos integrado la IA en nuestra plataforma, lo que permite la personalización e integración de asistentes de IA existentes. Además, OpenKM ofrece un control total sobre los datos y la infraestructura, algo crucial para las organizaciones con altos requisitos de privacidad y seguridad. Aunque no contamos con asistentes de IA nativos, nuestra capacidad de personalización e independencia tecnológica nos convierte en una opción ideal para organizaciones que desean gestionar IA en sus propios términos.

¿Cómo integran esa realidad en los servicios que prestan a sus clientes?

Integramos la IA para mejorar nuestros servicios, ofreciendo automatización avanzada, búsqueda semántica, reconocimiento de patrones y una personalización profunda de los flujos de trabajo. La flexibilidad de nuestra plataforma permite integrar tecnologías de IA de terceros o desarrollar soluciones específicas, lo que otorga a las empresas un control total sobre cómo aprovechar la inteligencia artificial en la gestión documental.

Las ayudas del Kit Digital pueden cubrir también el uso de la IA en esta materia. ¿Cuál es la propuesta de OpenKM en este sentido?

Las ayudas del Kit Digital ofrecen a las empresas una gran oportunidad para implementar tecnologías de vanguardia, como la IA. En OpenKM, ofrecemos soluciones que permiten a las empresas aprovechar al máximo estas ayudas para mejorar su gestión documental mediante la integración de IA y otras tecnologías avanzadas.

¿A qué perfil de usuario se dirigen?

Nos dirigimos tanto a pequeñas y medianas empresas como a grandes corporaciones y entidades gubernamentales. Ofrecemos OpenKM en distintos formatos (instalado en servidor, software como servicio, plataforma como servicio), adaptándonos a las necesidades de cada cliente según su tamaño, sector de actividad y tipo de organización, ya sea privada o pública. Algunos ejemplos de nuestros clientes en España son la Junta de Andalucía, Turespaña, SAMUR y el Centro de Conservación y Restauración de Bienes Culturales de la Comunidad de Castilla y León.

¿Cómo vislumbra el futuro del sector en nuestro país?

El futuro del sector de la gestión documental en España y a nivel global estará marcado por la digitalización completa y la adopción de tecnologías disruptivas como la inteligencia artificial, la automatización, el acceso desde dispositivos móviles y la nube. A medida que las empresas adoptan modelos de trabajo más híbridos o remotos, la gestión documental se vuelve crítica para garantizar la continuidad del negocio, la seguridad de la información y el cumplimiento normativo.

¿Es posible seguir innovando en un campo como la gestión documental?

Absolutamente. Aunque la gestión documental pueda parecer un campo ya establecido, las demandas de las empresas cambian constantemente, y con ellas las oportunidades de innovación. La introducción de tecnologías como la inteligencia artificial, el machine learning y la automatización avanzada abre un abanico de nuevas posibilidades. La integración con sistemas empresariales como ERP y CRM sigue siendo un área clave de innovación, y también estamos viendo una evolución hacia una mayor integración con plataformas de colaboración y gestión del conocimiento.

Para seguir innovando en nuestro país se precisa una mayor colaboración entre el sector público y el privado. Vemos que en otros mercados las administraciones apoyan más al sector del software mediante incentivos fiscales, inversión en educación tecnológica y promoción de exportaciones de software. Todo ello impulsa el desarrollo económico, genera empleos de alta calidad y mejora la competitividad global. Invertir en este sector fortalece la innovación tecnológica, reduce la dependencia de software extranjero y fomenta soluciones adaptadas a las necesidades locales. Además, un ecosistema de software robusto mejora la eficiencia en el sector público y privado, facilita la transformación digital y potencia industrias clave.

¿Cuáles son los retos de OpenKM para los próximos años?

Nuestros principales desafíos incluyen seguir siendo líderes en innovación, integrando de manera efectiva tecnologías como la inteligencia artificial y la automatización avanzada. También buscamos expandir nuestra presencia en los mercados internacionales donde operamos y consolidarnos como una referencia global en el sector. Otro desafío importante es adaptar nuestras soluciones a las crecientes exigencias normativas de sectores específicos en diferentes legislaciones, ya que operamos en muchos países, garantizando la ciberseguridad de la información que gestionamos. A largo plazo, queremos seguir desarrollando soluciones que ayuden a nuestros clientes a ser más eficientes y competitivos en un entorno digital cada vez más complejo.