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Exact e-Collecting

Exact e-Collecting

Exact e-Collecting es el software de gestión desarrollado por la multinacional holandesa Exact que permite automatizar y controlar todos los procesos de negocio derivados de la gestión de deuda, tales como reclamaciones, pagos, gastos, informes, contactos con el cliente, etc. Al ser una solución totalmente integrable con cualquier ERP existente en el mercado, permite la consolidación y gestión de la información en una única fuente de datos, eliminando ineficiencias en algo tan importante hoy en

Sector/es: Gestión de cobros.

Datos contacto de Exact e-Collecting

DirecciónSin municipio (Sin provincia) - España
Sitio web www.exact.es

Descripción de Exact e-Collecting

Exact e-Collecting, software de gestión de impagados

La importancia de esta solución estriba en que al tener automatizados los procesos de recobro es posible generar alarmas en función de la deuda o impagos asociados al mismo. Esta herramienta cuenta con un potente motor de flujos de trabajo electrónicos (workflow) que automatizan las gestiones o acciones a llevar a cabo tras la devolución de un recibo en un momento determinado. El sistema avisa de manera automática del impago y asigna un flujo de trabajo o tarea a la persona que corresponda para que inicie el primer paso de la gestión administrativa del mismo. Posteriormente, y dependiendo del resultado de esa acción, el fin de esa tarea puede involucrar el comienzo automático de otra por otra persona. De esta manera no se pierde un minuto en la gestión de los impagados y siempre queda reflejada la trazabilidad en la gestión de cada uno de ellos.
Al estar todas las peticiones o flujos de trabajo vinculados a sus correspondientes recursos y éstos a su vez a sus proyectos, documentos y activos, podemos tener un control absoluto de la situación de impago en la que se encuentra un determinado cliente, así como un control total de los gastos derivados de la gestión de recobro.
Aparte de este automatismo por procesos, la solución cuenta con un gestor documental que permite asociar a cada impagado la documentación oportuna relativa a transacciones, contratos, incidencias, etc.
Por otro lado, el sistema cuenta con funcionalidad CRM extensible hasta donde la empresa usuaria quiera, pero que puede ser tan sencilla como unas fichas de clientes en las que tanto los impagados como los documentos de cada cliente están relacionados. De esta manera podemos ver, entre otras, la situación de los procesos de recobro de cada cliente en tiempo real. La ventaja del sistema es que, además, se puede tener una trazabilidad de cada proceso de recobro, ya que todo va relacionado en un único sistema colaborativo integrado en el ERP de la empresa.
A nivel tecnológico se trata de una solución web que permite acceder a información relevante en cualquier momento y desde cualquier lugar, evitando demoras y errores en el proceso y con la seguridad de que la información está centralizada y actualizada en tiempo real.
En definitiva, Exact e-Collecting va más allá de los ERP tradicionales mediante una capa superior que le dota de un entorno colaborativo para que todos los empleados encargados de la gestión de recobros tengan acceso estructurado a un único sistema. Sólo así evitaremos duplicidades, demoras e ineficiencias en toda la cadena de gestión de los impagados.

ENTREVISTA
Alejandro Salvador / director general de Exact en España

“Somos pioneros en aplicar un entorno colaborativo a la gestión de impagados”

¿Cuál es el estado actual de la gestión de recobros en las empresas?
La morosidad y la gestión de recobros no ha sido algo prioritario para las empresas hasta hace poco tiempo, de ahí que su gestión se hiciera de forma puntual y desestructurada, es decir, “aplicando gasas”. Sin embargo, ahora la situación es distinta y nos encontramos con empresas muy necesitadas que no saben cómo gestionar bien la morosidad porque nunca lo han vivido y, por tanto, tampoco han aprendido a hacerlo. Estas empresas perciben que sus procesos de recobro están desorganizados entre diferentes personas, departamentos y sistemas de información, es decir, siguen “poniendo gasas” cuando lo que realmente necesitan es “abrir al enfermo y operar” de forma planificada.

Por tanto, ¿se reduce todo a la optimización de procesos y sistemas?
Procesos sí, pero el reto está en automatizarlos posteriormente con un único sistema de información colaborativo para todos los agentes (administración, ventas, call center legal, etc.) involucrados en la gestión de la deuda. Esa es la clave. Es cierto que los procesos de gestión de recobros no suelen estar bien definidos y se generan ineficiencias en toda su cadena de gestión, pero el mayor problema es que a nivel de sistemas de información cada departamento involucrado en la gestión de la deuda trabaja con una solución diferente. Por ejemplo, en administración cuentan con el clásico ERP transaccional, en ventas con su CRM pertinente y en el departamento legal, si lo hubiera, trabajan con su gestor documental. Todos estos sistemas están aislados y no integrados, con lo cual, por mucho que optimicemos los procesos al final muchas tareas se seguirán haciendo a destiempo, se duplicarán, se harán de manera manual o, sencillamente, de manera desorganizada, ahondando aún más el problema de la morosidad que pueda estar viviendo esa empresa.

¿Cuál es la propuesta de Exact en ese sentido?
Somos pioneros en aplicar un entorno colaborativo a la gestión de impagados gracias a nuestra solución Exact e-Collecting. Esta herramienta proporciona un entorno de gestión colaborativo e integrado para todas las personas que gestionan los recobros de una organización. Se conecta al ERP u otros sistemas existentes en la empresa con lo cual se trabaja con un único sistema y base de datos.
Además cuenta con el elemento diferencial de su funcionalidad. Dispone de flujos de trabajo electrónicos que no sólo disparan automáticamente un proceso de recobro a las veinticuatro horas de recibir un impago, sino que relaciona cada proceso de recobro con un gestor documental donde van las facturas y reclamaciones asociadas. Además dispone de un CRM donde aparte de los datos del cliente se asocian sus transacciones financieras o contratos. Por otro lado, la solución está basada en tecnología Internet y cuenta con portales web para que el sistema sea accesible para cualquier persona que determine la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento. Con todo esto proponemos un sistema transparente para todos los involucrados en la gestión de deuda para que puedan colaborar con total eficiencia.

¿Qué beneficios ofrece Exact e-Collecting a las empresas?
E-Collecting es un sistema unificado que integra los datos financieros y contractuales para posteriormente gestionar y automatizar las acciones de recobro, con lo que se consiguen plazos de recobro más cortos, costes de gestión más bajos y ratios de recuperación de deuda más altos.


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